Мои системы планирования, часть 2. Текущая система.

В предыдущем посте я рассказал о моём пути в планировании. В этом посте я хочу поделиться своей текущей системой:  технологии идут вперёд – заметки, как и фото, стали облачными и синхронизируются на всех устройствах (ноутбук, айпад, айфон). Появился dropbox, а evernote  стал еще удобнее.

Я решил для себя, что информацию пора переводить в цифру и сделал генеральную чистку, сфотографировал все визитки, упростил систему меток, разобрал все архивы.

Осталось только решить как обрабатывать новую информацию. Вот что я решил:

В начале дня я перевожу все текущие бумаги (по возможности) в цифру и уничтожаю остатки.

Image

Image

Оперативные заметки и списки переношу в icloud (туда перешли те записи, которые разорваны на картинке).

Причем не просто переписываю текст, а разбиваю по контекстам, например “сделать в офисе” или “прочитать”.

Визитки и некоторые картинки с информацией заношу через телефон в evernote, где ставлю напоминанию о мероприятиях с этих картинок (например концертах).

Планирование недели как я веду в Moleskine Taskmaster (справа от ноутбука).

2013-10-25 10.52.41

Основные действия по проектам я веду в Microsoft Outlook, использую цветовую маркировку.

Я завел тетрадь для творческих задумок (раньше всё было в ежедневнике и плохо использовалось) и тетрадь для фрирайтинга.

Мне стало комфортнее когда я разграничил сферы: занимаясь работой, я не отвлекаюсь на другие задумки (я даже работаю в Windows, а личное пространство у меня в Mac OS, причём в рамках одного MacBook Air).

Решением многих вопросов для меня стало создание более комфортных условий для концентрации, а вместе с этим и перехода в осознанное состояние.

Пришло понимание того, что важно не только делать много действий и искать инструменты повышения эффективности, а делать то, что действительно важно в первую очередь и не прятаться от сложных, нудных или неприятных дел.

Мои системы планирования, часть 1. My way.

2011-09-15 15.45.13

По роду профессиональной деятельности, с последнего курса института, я занимался продажей сложных продуктов. Сложные продукты подразумевают проекты, по каждому из них, цикл продажи от 1-го дня до 3-ёх лет: за это время продукт вырастал и становился индивидуальным, расширялся до горизонта или сужался до 10% от задуманного, менялись дизайнеры, подрядчики и контакты со стороны покупателя – специалисты, инженеры, финансисты, генеральные директора, собственники. Но продукт оставался так или иначе – не всегда в итоге покупался, но работы было много.

Я отвлёкся, в общем, у меня всегда было достаточно информации, которую необходимо было сохранять: контакты, электронная переписка, записи и заметки с переговоров, фотографии, чертежи на бумаге и в цифровом формате, обещания выполнить и проследить чтобы выполнили, планы командировок и переговоров, калькуляции и так далее. Много информации в разном виде.

После знакомства с методиками GTD Аллена, книгами Глеба Архангельского и статьями по лайф-менеджменту, у меня начала формироваться своя система работы.

В свою первую попытку я всё усложнил: начал вводить все в специальный GTD софт (MyLifeOrginized), проекты вести в MSProject, куча красивых пластиковых папок с названиями. Может пару недель всё было хорошо – пока не пришла пора вводить “следующие действия” и обновления. Было очень не удобно – приходилось всегда носить с собой ноутбук, постоянно что то куда дублировать и переписывать.

После этого, какой-то период у меня начали накапливаться всё те же данные и над проектной информацией превалировали дела: проекты я все таки упорядочил – начал аккуратно все сканировать, фотографировать и держать все в цифровом виде (спустя какое-то время появился Evernote и я активно начал его использовать).

Дел становилось больше и больше и в разных сферах.

Где-то в это время я прошёл курс Changer у Виталия Колесника (рекомендую!). В курсе много чего интересного и я сразу решил использовать все по горячим следам. Так первая версия “Самой лучшей недели”.Image

Я записал туда тезисы и приёмы, которые мне особенно понравились и система предназначалась для ежедневной и еженедельной сверки.

Система получилась что надо, но я решил её улучшить – перевести в цифровой формат. Склеив своё know-how с системой планирования недели Робина Шармы, я получил свою систему планирования недели. Теперь она стала двухсторонней – принципы тал

ImageImage

К тому моменту я понял, что информация должна быть не разрозненна, по этому я и оставил один лист А4, но двухсторонний. Паралельно с этим я использовал Moleskine Monthly Planner и блокнот для записей на переговорах.

Я достаточно долго испытывал свою новую систему, время от времени черпал вдохновение и всегда носил с собой.

Проблема была в том, что информации там было действительно много и я больше отвлекался, чем реально использовал эти знания. Так же была информация в молескине и аутлуке (рабочая почта). Я, время от времени, прикручивал какие то календари сначала на андроид, потом на айфон, пытался использовать gmail. Но я чувствовал, что результат не тот, который я могу достичь. И я решил начать с чистого листа 🙂

P.S. Я давно хотел написать пост о планировании дня и принципах, а главное о своих выводах по этому поводу. “Правила легче писать, чем исполнять”, сказал мне как-то один из руководителей компании, когда я предлагал какую-то новую систему (уже не помню для чего).

Так и в моём случае: принципы и методики более интересно было описывать, работа над ними вдохновляла и воодушевляла. Результат этой работы с собой и над собой не стал легендарным, но стал шагом в развитии, предметом творчества, который я с улыбкой вспоминаю.

Зачётные дистанции

Копия 2013-01-10 07.52.24

“Зачётные дистанции” – метод, который я использовал раньше, но стал ещё больше использовать в планировании и целеполагании, так как вижу реальный эффект.

Понимать его можно буквально: например, зачётная дистанция или мероприятие при занятии спортом (например участие в 10 километровом забеге или марафоне, или выставочный матч в игровых, или участие в соревнованиях), при занятии вокалом это может быть концерт, в бизнесе какой-то параметр типа конкретного результата за выбранный срок и так далее.

То есть инструмент, который позволяет максимально мобилизоваться и более широко использовать имеющиеся ресурсы (например в цели “финансовая мобилизация” за какой то срок можно удивиться, какие не банальные идеи приходят и как раскрываются уже имеющиеся ресурсы).

Для меня это работает достаточно эффективно. Мне сложнее “собраться” используя абстрактную цель длиною в год или больше (вернемся к спорту, тут всё наглядно: например пробежать марафон – 42 км), а по этапно достигать ту же цель используя “зачётные дистанции” – сначала 10 км, потом 21 км, а уж потом 42 км, значительно интереснее! Как то плавно подстраивается сам-собой график, более тщательно выбирается питание – есть срок и есть цель.

Наступает день “ИКС”…

2012-12-17 23.43.45

…и “промежуточная цель” достигнута! Обычно в этот момент состояние удовлетворения и мотивация на высшем уровне –  немного отдыхаю и принимаю “новое зачётное” мероприятие.

Я уже писал о доске визуализации , так вот совмещение этих двух инструментов приносит еще большие результаты – каждый из элементов получает свои зачетные дистанции. Если есть цель, поход к которой не приносит тебе радости, то как узнать об этом заранее? Никак! Нужно начинать делать шаги, выходить из своей зоны комфорта и получать неожиданные результаты.

Для меня приятной неожиданностью оказалось большее ощущение свободы: раньше цели как бы “пленили” меня своей однозначностью и полярностью – необходимостью ответить “да”/”нет” или “достиг”/” не достиг”.

Что ещё “зачётные дистанции” дают мне?

  • возможность более гибко относится к целям,
  • органически интегрировать их в свой образ жизни,
  • со временем, проверять их на “честность”,
  • принимать решение “продолжать” или “отпустить” движение к цели.

Путешествие в Марокко, май 2013 года.

Image

В апреле-мае 2013 года мы совершили путешествие в Марокко. Хочу рассказать об этой поездке поподробнее. Мы уже давно путешествуем самостоятельно, но эта поездка была особенной – мы выбрали для проживания серф-кэмп, летели маршрутом, который был для нас загадкой, в страну о которой слышали совсем немного и очень противоречивые отзывы.

Нам нужно было добраться до Агадира и из Москвы существовало два основных маршрута – с пересадкой через Касабланку или Марракеш. Мы наугад выбрали Касабланку, рейс компании Royal Air Maroc и не пожалели: и Касабланку посмотрели и Марракеш   захватили немного позже. Очень советую при аналогичном маршруте брать долгую пересадку, взять такси на целый день (обошлось около 50-60 долларов) и сделать обзорную поездку – посмотреть мечеть, порт, немного побродить по улочкам.

Из Касабланки мы вылетели и прилетели в… Марракеш! Оказалось что есть еще одна пересадка, но из самолета мы не выходили. Пересадка была похожа на посадку в автобус – люди не спеша, в течение почти часа, поодиночке заходили в самолет 🙂

По приезду в Агадир нас встретил владелец кэмпа – Мусин. Кэмп располагался недалеко от Тагазута – мекки серферов в Марокко. Кэмп представляет из себя четырёхэтажное здание – на первом этаже живут хозяева, второй- третий серферы, четвертый – веранда, столовая и кухня. С веранды открывается классный вид!

Image

Про серфинг напишу отдельным постом, в этом только фото с серфинга.

Компания подобралась из разных стран – Россия, Франция, Германия, Испания, Португалия, Хорватия. Все очень классные, позитивные и интересные ребята – социальная составляющая поездки – половина впечатлений.

Image

Вместе мы серфили, ели, гуляли, еще серфили, веселились:

Image

Image

Image

Създили в Парадайз Вэлли – горная местность с ошеломляющим горным озером:

2013-05-03 14.37.032013-05-03 11.19.47

… и Легзиру- оранжевые скалы-арки (и дух хиппи неподалеку!):

 

2013-05-18 01.03.14

Вдвоем c Таней, мы совершили вылазку в Марракеш, о которой я уже упоминал. Три с половиной часа на комфортабельном автобусе и мы в Марракеше – городе-восточной сказке, городе-рынке, раскаленной сковородке и must visit месте в Марокко. В Марракеше мы остановились всего на 1 день – так как серфинг основная тема путешествия, но, думаю еще вернемся однажды.

2013-05-05 14.20.132013-05-05 13.08.09

2013-05-05 14.59.572013-05-06 15.51.36

 

2013-05-05 16.31.442013-05-05 17.06.22

 

2013-05-05 15.00.592013-05-05 17.53.08

Местные жители, которые попадались нам в Марокко – в Касабланке, Агадире, Тагазуте и Марракеше были очень светлыми и отзывчивыми.

Впечатления от поездки очень красочные и положительные. Одно из тех немногих, пока, мест в которые хочется вернуться, фотографии пересматривать и воспроизводить дух свободы, который заряжает энергией и приносит радость в жизнь.

2013-05-07 10.23.06-1

2013-05-03 20.50.292013-05-05 13.13.41

2013-05-09 23.00.24

2013-05-04 20.10.27

 

Книги и блог Робина Шармы

 

Робин Шарма (http://www.robinsharma.com) – один из первых авторов, который заинтересовал меня темой более тщательного подхода к мотивации и саморазвитию. 

Первая книга которую я прочел – «Монах, который продал свой Феррари», вторая «Святой, серфингист и директор» и третья «Тайные письма монаха, который продал свой Феррари». Теперь с удовольствием читаю его блог и смотрю видеоролики, которыми он делится в фейсбуке – подпитываюсь от них позитивной энергией Шармы и использую его советы.

Хочу поделиться с вами переводом его 60 советов (оригинал тут). Время от времени я перечитываю советы, вдруг останавливаюсь на каком-нибудь пункте и делаю один или два. Жизнь сразу становится лучше!60 советов для потрясающей жизни!

1. Ежедневно занимайся физическими упражнениями: бег, йога, фитнесс, плавание – всё что нравится.
2. Серьёзно относись к благодарности (благодарите чаще и при любой возможности!).
3. Рассматривай свою работу и деятельность как ремесло.
4. Ожидай лучшего и будь готов к худшему.
5. Веди дневник.
6. Прочитай автобиографию Бенджамина Франклина.
7. Составляй расписание на неделю.
8. Знай 5 основных приоритетов в своей жизни.
9. Скажи «Нет» тому, что тебя отвлекает.
10. Пей много воды.
11. Улучшай свою работу каждый день.
12. Найди наставника/ментора.
13. Поработай с тренером.
14. Вставай в 5 утра каждый день.
15. Ешь меньше.
16. Ищи для себя «героев».
17. Сам будь «героем» для кого-то.
18. Улыбайся незнакомым людям (и знакомым тоже).
19. Будь самым нравственным человеком, которого знаешь.
20. Не соглашайся на меньшее, чем совершенство.
21. Находи удовольствие в своей жизни в мелочах.
22. Откладывай 10% от суммы дохода каждый месяц.
23. Посещай художественные галереи.
24. Совершай прогулки в лесу.
25. Напиши письма благодарности тем, кто тебе помог.
26. Прости тех, кто тебя обидел.
27. Помни, лидерство нужно для влияния и действия, а не для званий и наград.
28. Создай незабываемые моменты с теми, кого любишь.
29. Имей 5 лучших друзей.
30. Стань потрясающе вежливым.
31. Отключи телевизор.
32. Продай свой телевизор.
33. Ежедневно читай.
34. Избегай СМИ (средства массовой информации).
35. Будь доволен тем, что имеешь.
36. Осуществляй свои мечты.
37. Будь собой.
38. Будь страстным.
39. Извиняйся, когда знаешь, что это нужно.
40. Никогда не упускай момент, чтобы отметить приятное событие.
41. Имей представление о том, какой хочешь чтобы была твоя жизнь.
42. Знай свои сильные стороны.
43. Сосредоточь своё внимание на том что имеешь, а не на том, чего не хватает.
44. Будь настойчивым.
45. Не сдавайся.
46. Наведи порядок дома и месте работы.
47. Используй безупречные слова.
48. Больше путешествуй.
49. Прочитай книгу «Как мыслит человек?» Джеймса Аллена.
50. Почитай своих родителей.
51. Оставляй чаевые таксистам.
52. Будь отличным членом команды.
53. Не трать энергию на критиков.
54. Проводи время в горах.
55. Знай 5 своих главных жизненных ценностей.
56. Переключись с «я занят» на «я достигаю результаты».
57. Создавай.
58. Говори меньше. Слушай больше.
59. Будь лучшим человеком, из тех кого знаешь.
60. Придай своей жизни смысл.